Pengertian job description adalah suatu dokumen yang menjelaskan secara terperinci tentang tugas-tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu posisi dalam suatu organisasi. Dokumen ini sangat penting karena dapat membantu organisasi dalam merekrut, mengevaluasi, dan mengembangkan karyawan yang tepat untuk posisi yang tepat.
Job description juga dapat membantu karyawan dengan memberikan kejelasan tentang peran dan tanggung jawab mereka dalam organisasi. Hal ini dapat membantu meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan karena mereka dapat melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan keseluruhan organisasi. Selain itu, job description juga dapat membantu mencegah kesalahpahaman dan perselisihan antara karyawan dan manajemen.
Secara historis, job description pertama kali dikembangkan pada awal abad ke-20 ketika organisasi mulai menyadari pentingnya manajemen ilmiah. Frederick Winslow Taylor, bapak manajemen ilmiah, percaya bahwa dengan menganalisis pekerjaan dan tugas-tugas yang terlibat, organisasi dapat merancang pekerjaan yang lebih efisien dan produktif. Job description adalah salah satu alat yang digunakan untuk menganalisis dan merancang pekerjaan.
Pengertian Job Description
Job description adalah dokumen penting yang memberikan gambaran jelas tentang tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu posisi dalam suatu organisasi. Berikut adalah 8 aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pengertian job description:
- Tugas dan tanggung jawab
- Kualifikasi dan keterampilan
- Hubungan pelaporan
- Lingkup wewenang
- Kondisi kerja
- Tujuan posisi
- Standar kinerja
- Kompensasi dan tunjangan
Aspek-aspek ini saling terkait dan memberikan gambaran komprehensif tentang suatu posisi. Misalnya, tugas dan tanggung jawab suatu posisi akan menentukan kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut. Demikian pula, hubungan pelaporan dan lingkup wewenang akan menentukan bagaimana posisi tersebut berinteraksi dengan posisi lain dalam organisasi. Standar kinerja akan menentukan bagaimana kinerja karyawan dalam posisi tersebut akan dievaluasi, dan kompensasi dan tunjangan akan menentukan berapa banyak karyawan akan dibayar untuk pekerjaan mereka.
Tugas dan tanggung jawab
Tugas dan tanggung jawab merupakan aspek penting dari pengertian job description. Aspek ini menjelaskan secara rinci apa yang harus dilakukan oleh karyawan dalam suatu posisi tertentu, serta tanggung jawab yang harus mereka pikul.
-
Perencanaan dan pengorganisasian
Karyawan mungkin bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengorganisir pekerjaan mereka sendiri atau pekerjaan orang lain. Ini dapat mencakup menetapkan tujuan, mengembangkan jadwal, dan mengalokasikan sumber daya. -
Pelaksanaan tugas
Karyawan akan memiliki tugas tertentu yang harus mereka lakukan, seperti melakukan penelitian, menulis laporan, atau memberikan layanan pelanggan. -
Pengambilan keputusan
Beberapa posisi mengharuskan karyawan untuk membuat keputusan, seperti keputusan tentang cara menyelesaikan tugas atau cara menangani masalah. -
Komunikasi
Karyawan harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja, atasan, dan klien. Hal ini dapat mencakup keterampilan seperti menulis, berbicara, dan mendengarkan.
Tugas dan tanggung jawab dalam suatu job description harus jelas dan ringkas. Hal ini akan membantu memastikan bahwa karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif.
Kualifikasi dan keterampilan
Kualifikasi dan keterampilan merupakan komponen penting dari pengertian job description. Kualifikasi mengacu pada pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu, sedangkan keterampilan mengacu pada kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dan tanggung jawab pekerjaan secara efektif.
Kualifikasi dan keterampilan sangat penting karena membantu organisasi dalam merekrut kandidat yang tepat untuk suatu posisi. Dengan mengidentifikasi kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, organisasi dapat menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat dan fokus pada kandidat yang memiliki kualifikasi dan keterampilan yang tepat. Hal ini dapat menghemat waktu dan sumber daya organisasi dalam proses rekrutmen.
Selain itu, kualifikasi dan keterampilan juga penting bagi karyawan. Dengan memahami kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, karyawan dapat menilai apakah mereka memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut dan dapat mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk unggul dalam pekerjaan tersebut. Hal ini dapat membantu karyawan dalam mengembangkan karier mereka dan mencapai tujuan mereka.
Secara keseluruhan, kualifikasi dan keterampilan merupakan komponen penting dari pengertian job description. Kualifikasi dan keterampilan membantu organisasi dalam merekrut kandidat yang tepat dan membantu karyawan dalam mengembangkan karier mereka.
Hubungan Pelaporan
Hubungan pelaporan adalah aspek penting dari pengertian job description karena menentukan kepada siapa karyawan melapor dan siapa saja yang melapor kepada karyawan tersebut. Hal ini memberikan kejelasan tentang struktur organisasi dan rantai komando, serta membantu memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi.
-
Struktur Organisasi
Hubungan pelaporan mencerminkan struktur organisasi dan menunjukkan bagaimana posisi yang berbeda terkait satu sama lain. Hal ini dapat membantu karyawan memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan organisasi secara keseluruhan. -
Rantai Komando
Hubungan pelaporan menetapkan rantai komando, yaitu jalur otoritas dan tanggung jawab dalam organisasi. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap karyawan mengetahui kepada siapa mereka melapor dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. -
Koordinasi dan Komunikasi
Hubungan pelaporan memfasilitasi koordinasi dan komunikasi dalam organisasi. Dengan mengetahui kepada siapa mereka melapor dan siapa saja yang melapor kepada mereka, karyawan dapat berkomunikasi dan berkoordinasi secara efektif mengenai tugas dan proyek. -
Akuntabilitas
Hubungan pelaporan membantu memastikan akuntabilitas dalam organisasi. Dengan mengetahui kepada siapa mereka bertanggung jawab, karyawan dapat dimintai pertanggungjawaban atas pekerjaan mereka dan kinerja mereka dapat dievaluasi secara adil.
Secara keseluruhan, hubungan pelaporan adalah aspek penting dari pengertian job description karena memberikan kejelasan tentang struktur organisasi, rantai komando, koordinasi dan komunikasi, serta akuntabilitas. Hal ini membantu memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi dan bahwa karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.
Lingkup wewenang
Lingkup wewenang merupakan salah satu aspek penting dalam pengertian job description karena menentukan batas-batas kewenangan dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang karyawan dalam suatu posisi tertentu. Lingkup wewenang yang jelas akan membantu karyawan untuk memahami serta menghindari tumpang tindih wewenang dengan posisi lainnya.
Dalam praktiknya, lingkup wewenang dapat bervariasi tergantung pada tingkat dan jenis posisi dalam suatu organisasi. Misalnya, seorang manajer mungkin memiliki lingkup wewenang yang lebih luas dibandingkan dengan seorang karyawan staf, dan seorang direktur mungkin memiliki lingkup wewenang yang lebih luas dibandingkan dengan seorang manajer. Lingkup wewenang juga dapat didelegasikan kepada karyawan lain, tergantung pada kebutuhan dan struktur organisasi.
Penting bagi organisasi untuk menetapkan lingkup wewenang yang jelas dalam job description untuk memastikan bahwa setiap karyawan memahami batas-batas wewenang dan tanggung jawab mereka. Hal ini akan membantu untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam organisasi.
Kondisi Kerja
Kondisi kerja merupakan salah satu aspek penting dalam pengertian job description karena menjelaskan lingkungan dan persyaratan fisik, lingkungan, dan sosial di mana pekerjaan dilakukan. Kondisi kerja yang jelas akan membantu karyawan untuk memahami dan mempersiapkan diri untuk kondisi kerja yang akan mereka hadapi.
-
Lokasi Kerja
Kondisi kerja dapat mencakup lokasi kerja, seperti kantor, pabrik, atau lapangan. Hal ini penting untuk diketahui karena dapat mempengaruhi transportasi, akomodasi, dan gaya hidup karyawan. -
Jam Kerja
Kondisi kerja juga dapat mencakup jam kerja, seperti jam kerja reguler, shift kerja, atau kerja paruh waktu. Hal ini penting untuk diketahui karena dapat mempengaruhi kehidupan pribadi dan sosial karyawan. -
Lingkungan Kerja
Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan kerja, seperti suhu, kebisingan, dan pencahayaan. Hal ini penting untuk diketahui karena dapat mempengaruhi kesehatan, keselamatan, dan kenyamanan karyawan. -
Peralatan dan Perlengkapan
Kondisi kerja dapat mencakup peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan karyawan, seperti komputer, telepon, dan kendaraan. Hal ini penting untuk diketahui karena dapat mempengaruhi produktivitas dan efisiensi karyawan.
Secara keseluruhan, kondisi kerja merupakan aspek penting dalam pengertian job description karena memberikan informasi yang jelas tentang lingkungan dan persyaratan kerja. Hal ini akan membantu karyawan untuk memahami dan mempersiapkan diri untuk kondisi kerja yang akan mereka hadapi, sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas.
Tujuan Posisi
Tujuan posisi merupakan salah satu aspek penting dalam pengertian job description karena menjelaskan alasan keberadaan suatu posisi dalam organisasi dan kontribusinya terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan posisi yang jelas akan membantu karyawan untuk memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi.
-
Visi dan Misi Organisasi
Tujuan posisi harus selaras dengan visi dan misi organisasi. Hal ini akan memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
-
Tujuan Departemen
Tujuan posisi juga harus selaras dengan tujuan departemen tempat posisi tersebut berada. Hal ini akan memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan berkontribusi pada keberhasilan departemen.
-
Tanggung Jawab Individu
Tujuan posisi harus menjelaskan tanggung jawab utama karyawan dalam posisi tersebut. Hal ini akan membantu karyawan untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan organisasi dan departemen.
-
Hasil yang Diharapkan
Tujuan posisi harus mencakup hasil yang diharapkan dari karyawan dalam posisi tersebut. Hal ini akan membantu karyawan untuk memahami apa yang harus mereka capai dan bagaimana kinerja mereka akan dievaluasi.
Secara keseluruhan, tujuan posisi merupakan aspek penting dalam pengertian job description karena memberikan kejelasan tentang alasan keberadaan suatu posisi, kontribusinya terhadap organisasi, dan hasil yang diharapkan dari karyawan dalam posisi tersebut. Hal ini akan membantu karyawan untuk memahami peran mereka dalam organisasi dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi.
Standar Kinerja
Standar kinerja adalah aspek penting dalam pengertian job description karena memberikan ukuran yang jelas tentang tingkat kinerja yang diharapkan dari karyawan dalam suatu posisi tertentu. Standar kinerja yang jelas membantu memastikan bahwa karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan dievaluasi.
Standar kinerja biasanya ditetapkan selama proses pengembangan job description dan harus selaras dengan tujuan posisi dan organisasi secara keseluruhan. Standar kinerja dapat bersifat kualitatif, seperti “menyediakan layanan pelanggan yang sangat baik,” atau kuantitatif, seperti “mencapai target penjualan sebesar Rp 100 juta per bulan.”
Standar kinerja yang efektif harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART). Standar kinerja yang SMART akan membantu karyawan untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka, melacak kemajuan mereka, dan mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu ditingkatkan.
Standar kinerja juga penting untuk pengembangan karyawan. Dengan memberikan umpan balik yang jelas dan teratur tentang kinerja karyawan, organisasi dapat membantu karyawan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka dan mengembangkan rencana untuk meningkatkan kinerja mereka.
Secara keseluruhan, standar kinerja merupakan aspek penting dalam pengertian job description karena memberikan kejelasan tentang tingkat kinerja yang diharapkan, memfasilitasi evaluasi kinerja, dan mendukung pengembangan karyawan. Dengan menetapkan standar kinerja yang jelas, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan dapat mencapai tujuan mereka.
Kompensasi dan tunjangan
Kompensasi dan tunjangan merupakan salah satu aspek penting dalam pengertian job description karena memberikan gambaran yang jelas tentang imbalan yang akan diterima karyawan untuk pekerjaan mereka. Kompensasi dan tunjangan yang kompetitif dapat membantu organisasi menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualifikasi tinggi serta memotivasi mereka untuk memberikan kinerja terbaik.
-
Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bentuk kompensasi finansial yang dibayarkan kepada karyawan untuk pekerjaan mereka. Gaji biasanya dibayarkan secara bulanan, sedangkan upah dibayarkan per jam. -
Tunjangan
Tunjangan adalah bentuk kompensasi non-finansial yang diberikan kepada karyawan, seperti asuransi kesehatan, cuti berbayar, dan tunjangan hari tua. -
Insentif
Insentif adalah bentuk kompensasi tambahan yang diberikan kepada karyawan untuk kinerja yang luar biasa atau pencapaian tujuan tertentu. -
Benefit
Benefit adalah fasilitas tambahan yang diberikan kepada karyawan, seperti kendaraan dinas, tempat tinggal, dan keanggotaan klub.
Kompensasi dan tunjangan yang diberikan kepada karyawan harus adil dan sebanding dengan tanggung jawab serta kontribusi mereka terhadap organisasi. Dengan memberikan kompensasi dan tunjangan yang kompetitif, organisasi dapat menarik dan mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi serta memotivasi mereka untuk memberikan kinerja terbaik.
Pertanyaan Umum tentang Pengertian Job Description
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum mengenai pengertian job description beserta jawabannya:
Pertanyaan 1: Apa yang dimaksud dengan job description?
Jawaban: Job description adalah dokumen yang menjelaskan secara terperinci tentang tugas-tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu posisi dalam suatu organisasi.
Pertanyaan 2: Apa saja manfaat dari job description?
Jawaban: Job description bermanfaat untuk menarik dan mempertahankan karyawan yang tepat, meningkatkan kinerja karyawan, mencegah kesalahpahaman dan perselisihan, serta mendukung pengembangan karyawan.
Pertanyaan 3: Apa saja komponen penting dari job description?
Jawaban: Komponen penting dari job description meliputi tugas dan tanggung jawab, kualifikasi dan keterampilan, hubungan pelaporan, lingkup wewenang, kondisi kerja, tujuan posisi, standar kinerja, dan kompensasi dan tunjangan.
Pertanyaan 4: Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat job description?
Jawaban: Job description biasanya dibuat oleh tim yang terdiri dari manajer perekrutan, manajer SDM, dan karyawan yang terlibat.
Pertanyaan 5: Seberapa sering job description harus ditinjau dan diperbarui?
Jawaban: Job description harus ditinjau dan diperbarui secara berkala, setidaknya setiap tahun atau saat terjadi perubahan signifikan dalam organisasi atau posisi.
Pertanyaan 6: Bagaimana cara menggunakan job description secara efektif?
Jawaban: Job description dapat digunakan secara efektif untuk merekrut, mengevaluasi, dan mengembangkan karyawan, serta untuk mengomunikasikan harapan kinerja dan memberikan umpan balik.
Kesimpulan:
Job description adalah alat penting yang dapat membantu organisasi untuk mengelola sumber daya manusia secara efektif. Dengan memahami pengertian dan komponen job description, organisasi dapat membuat dan menggunakan job description secara efektif untuk mencapai tujuan mereka.
Transisi ke bagian artikel berikutnya:
Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang manfaat dan cara menggunakan job description secara efektif.
Tips Membuat Job Description
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat job description yang efektif:
Tips 1: Tentukan Tujuan Job Description
Sebelum membuat job description, tentukan terlebih dahulu tujuan pembuatannya. Apakah untuk merekrut karyawan baru, mengevaluasi kinerja karyawan, atau mengembangkan rencana pelatihan karyawan.
Tips 2: Kumpulkan Informasi yang Diperlukan
Kumpulkan informasi yang relevan dari berbagai sumber, seperti manajer perekrutan, manajer SDM, dan karyawan yang terlibat. Informasi yang dikumpulkan dapat berupa tugas dan tanggung jawab, kualifikasi dan keterampilan, serta kondisi kerja.
Tips 3: Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam menulis job description. Hindari menggunakan istilah teknis atau jargon yang sulit dipahami oleh pelamar atau karyawan.
Tips 4: Tinjau dan Perbarui Job Description Secara Berkala
Job description harus ditinjau dan diperbarui secara berkala, setidaknya setiap tahun atau saat terjadi perubahan signifikan dalam organisasi atau posisi.
Tips 5: Komunikasikan Job Description Secara Efektif
Komunikasikan job description secara efektif kepada pelamar, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya. Job description dapat dipublikasikan di situs web perusahaan, dibagikan dalam acara rekrutmen, atau dibahas dalam pelatihan karyawan.
Kesimpulan:
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat job description yang efektif yang akan membantu Anda merekrut, mengevaluasi, dan mengembangkan karyawan yang tepat.
Kesimpulan
Pengertian job description sangat penting untuk organisasi karena dapat membantu dalam merekrut, mengevaluasi, dan mengembangkan karyawan yang tepat. Job description yang jelas dan komprehensif akan memberikan pemahaman yang jelas tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan harapan kinerja suatu posisi.
Dengan memahami pengertian job description dan cara membuatnya secara efektif, organisasi dapat memanfaatkan alat penting ini untuk mengelola sumber daya manusia secara strategis dan mencapai tujuan bisnis mereka.